Vamos ser honestos: quando alguém menciona “questões fiscais” numa reunião, há sempre aquele suspiro coletivo, um frio na barriga, aquela sensação de “lá vamos nós outra vez”. Como se estivéssemos prestes a enfrentar um monstro de sete cabeças que fala numa língua imperceptível e vive apenas com o propósito de nos complicar a vida.
E se disséssemos que o monstro, com algumas boas práticas simples, pode transformar-se… num cenário de pura tranquilidade?
O grande segredo que ninguém conta
A verdade inconveniente sobre a gestão fiscal é esta: não é complicada, é aborrecida.
E há uma diferença enorme entre estas duas palavras.
Complicado seria se as regras mudassem todos os dias, sem aviso. Ou se cada empresa tivesse de inventar o seu próprio sistema. É aborrecida porque tem de fazer sempre os mesmo procedimentos, da mesma forma, sem falhas. Repetidamente. Para sempre.
A boa notícia? O que é aborrecido pode ser automatizado. Rotinado. E simplificado. Para sempre.
Boa prática nº 1:
Trate os impostos como salários
Ninguém se esquece de pagar salários, certo? Porque são prioritários. Porque é sistémico. Porque há consequências imediatas se não forem pagos.
Agora, só precisa de aplicar a mesma lógica aos impostos:
- Ter uma data fixa no calendário e não “quando der jeito”;
- Ter um responsável definido e não “depois alguém trata disso”;
- Verificação prévia e não “vamos rezar para que tudo esteja bem”.
Quando os impostos deixam de ser “aquela obrigação que temos de cumprir” e passam a ser “parte normal do processo”, mais de metade do stress desaparece imediatamente.
Boa prática nº 2:
Organize agora, agradeça depois
Há um momento mágico na gestão fiscal: quando precisa urgentemente daquele documento de há três meses e… está exatamente onde devia estar. Organizado. Acessível. Completo.
Esse momento não acontece por acaso. Acontece porque alguém decidiu que:
- Todos os documentos têm um lugar:
Digital, de preferência. Com backup. Com nome que faça sentido. Não “DOC_final_FINAL_versao2_revista.pdf”.
- O arquivo é feito no dia a dia, não num só dia:
Guardar facturas à sexta-feira às 18h30 parece aborrecido. Mas não tanto como procurar 247 facturas numa segunda-feira de manhã com a fiscalização à porta.
- Há uma rotina de verificação:
Mensalmente. Não para procurar problemas, mas para ter a certeza de que não há nenhum.
Boa prática nº 3:
Automatize tudo aquilo que puder
Esta é uma verdade universal: o que depende exclusivamente da memória humana, vai falhar. Não porque as pessoas são incompetentes, mas porque são humanas. Têm dias maus. Ficam doentes. Vão de férias. Porém, no meio de tudo isto, os impostos não perdoam esquecimentos.
A solução? Retire o humano da equação sempre que possível:
- Opte por um software que faça a gestão das faturas automaticamente;
- Utilize alertas de prazos, com margem de segurança;
- Adote a validação automática de dados;
- Deixe que seja o software a fazer os cálculos, não o Excel.
Deixe as pessoas fazerem o que fazem melhor: pensar, decidir, resolver problemas; deixe as máquinas fazerem o que fazem melhor: repetir, calcular, lembrar.
Boa prática nº 4:
Antecipe-se (mesmo que custe)
Ninguém gosta de pensar em problemas que ainda não existem. Mas na gestão fiscal, a diferença entre empresas tranquilas e empresas desesperadas está numa palavra: antecipação.
Cenário A (o comum):
“Temos de entregar a declaração na sexta-feira.”
“Ok, na quinta tratamos disso.”
Quinta-feira: descobrem que falta informação crítica, sexta-feira: caos, stress, erros, atrasos.
Cenário B (o sensato):
“Temos de entregar a declaração daqui a 3 semanas.”
“Vamos começar já. Que informação precisamos?”
Duas semanas depois: tudo pronto, verificado, tranquilo. Sexta-feira: entrega calma, café na mão.
Em qual dos cenários prefere viver?
Boa prática nº 5:
Tenha um Parceiro, não um fornecedor
Há uma grande diferença entre:
- Quem vende software e desaparece
- Quem está lá sempre, seja nos melhores ou nos piores momentos
A gestão fiscal não é algo que se “compra e esquece”. É algo que evolui. A legislação muda, os negócios crescem, as dúvidas surgem. Ter um parceiro tecnológico que conhece a sua realidade, responde quando precisa e o ajuda a antecipar mudanças não é luxo, é sensatez – já conhece a nossa rede de Parceiros?
Dicas práticas para começar
Contas feitas, as boas práticas fiscais resumem-se a isto:
✓ Rotina em vez de improviso
✓ Organização em vez de caos
✓ Antecipação em vez de desespero
✓ Automação em vez de heroísmo
✓ Parceria em vez de isolamento
Não é excitante, não é revolucionário, mas funciona. E quando funciona, algo de estranho acontece: os impostos deixam de ser o assunto que todos evitam e passam a ser… bom, apenas mais uma tarefa que a sua empresa faz bem.
A fiscalidade não precisa de ser um drama, só precisa de ser inequivocamente eficiente. E isso, felizmente, está ao alcance de qualquer empresa que decida levar a sério três aspetos muito simples:
- Processos claros: todos sabem o que fazer;
- Ferramentas certas: que fazem o trabalho pesado;
- Acompanhamento regular: pequenos ajustes evitam grandes problemas.
Comece a pouco e pouco, não precisa de fazer tudo no mesmo dia. Mas comece.
A sua empresa já tem boas práticas fiscais implementadas?
Na Cegid, ajudamos empresas a transformarem o caos fiscal numa rotina tranquila, com software inteligente, suporte dedicado e boas práticas testadas. A gestão fiscal pode não ser divertida, mas também não precisa de ser um pesadelo.
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